Arbeitgeber aufgepasst – Wie Sie ab
1. August 2022 Ihre Arbeitsverträge formulieren müssen

Neue Arbeitsverträge müssen ab 1. August ausführlicher abgefasst und alte Arbeitsverträge auf Verlangen des Arbeitnehmers verändert werden. Viele Arbeitgeber sehen eine Mammutaufgabe auf sich zukommen. Bisherige Musterverträge, die in vielen Personalbüros verwendet werden, können nun nicht mehr als Vorlage dienen. Sind Sie auf solche Musterarbeitsverträge angewiesen, wenden Sie sich an einen erfahrenen Arbeitsrechtler, der Ihnen beim Erstellen neuer Vorlagen helfen kann.

Neuregelung des Nachweisgesetzes

Grund für diese nicht unerhebliche Mehrarbeit für den Arbeitgeber ist – als Folge des Umsetzens einer EU-Richtlinie – eine Neuregelung des sogenannten Nachweisgesetzes. In dieser Richtlinie ist verankert, welchen Pflichten der Information und Dokumentation der Arbeitgeber nachkommen muss. Mehrere, auch individuell anzupassende Verabredungen wie etwa Überstundenregelungen müssen dann in die Arbeitsverträge entweder hineingeschrieben oder bei bereits existierenden Verträgen angepasst werden.

Das neue Nachweisgesetz, in dem größtmögliche Transparenz des Arbeitsverhältnisses gefordert wird, gilt für jeden Arbeitgeber, egal wieviele Mitarbeiter das Unternehmen beschäftigt. Änderungen und neue Formulierungen müssen schriftlich erfolgen und Arbeitnehmern ausgehändigt werden. Digitale Mitteilungen reichen nicht aus. Bei jedem Verstoß drohen sonst bis zu 2.000 EUR Bußgeld.

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Was musste der Arbeitgeber bisher in den Arbeitsvertrag hineinschreiben?

Schon die alte Fassung des Nachweisgesetzes regelte in § 2 Abs. 1, dass der Arbeitgeber die wichtigsten Vertragsbedingungen schriftlich niederlegen und dem Arbeitnehmer aushändigen musste. Dafür galt bislang eine Monatsfrist nach Beginn des Arbeitsverhältnisses. Diese betraf folgende Punkte nach § 2 Abs. 1 S. 2 Nr. 1 bis 10 NachwG (a. F.):
 
  • Name und Anschrift der Vertragsparteien
  • Zeitpunkt des beginnenden Arbeitsverhältnisses
  • Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung
  • Arbeitsort
  • Bezeichnung oder Beschreibung der Tätigkeit
  • Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts
  • Arbeitszeit
  • Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
  • Kündigungsfristen
  • Allgemeiner Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind.

Was muss seit 1. August 2022 im Arbeitsvertrag schriftlich festgehalten werden?

Dies ändert sich nun, in der neuen Fassung des Nachweisgesetzes sind verschiedene neue Aspekte zu beachten. Folgende Punkte müssen nun in einem neu abzuschließenden Arbeitsvertrag enthalten sein:
 
  • Enddatum des Arbeitsverhältnisses
  • Gegebenenfalls freie Wahl des Arbeitsorts durch den Arbeitnehmer
  • Sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit
  • Die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung
  • Die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen
  • Sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
  • Ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
  • Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist.
  • Das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage von drei Wochen nach §§ 4, 7 KSchG (§ 7 des KSchG ist aber auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden, sodass die Wirksamkeitsfiktion bei Versäumnis der Klagefrist nicht berührt wird).

Arbeitgeber müssen ab 1. August 2022 Arbeitsverträge schneller vorlegen

Diejenigen Arbeitnehmer, die nach dem 1. August 2022 eingestellt werden, haben das Recht darauf, bereits an ihrem ersten Arbeitstag eine Niederschrift mit den Informationen über den Namen und die Anschrift der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung sowie über die Arbeitszeit vorgelegt zu bekommen. Die weiteren Angaben (z. B. Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung) müssen spätestens in sieben Kalendertagen nach dem vereinbarten Arbeitsbeginn und weitere Informationen (z. B. Urlaubsdauer, Informationen zum Kündigungsverfahren) spätestens in einem Monat durch den Arbeitgeber nachgereicht werden. Auch für Arbeitnehmer, die vor dem 1. August eingestellt wurden, müssen Arbeitgeber nachträglich die Arbeitsverträge aktualisieren und mit den geforderten Informationen und Regelungen bestücken. Allerdings muss dies der Arbeitgeber nur tun, wenn er vom Arbeitnehmer dazu aufgefordert wird. Dann gilt eine Frist von sieben Tagen.

Informationen über den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung, die Pflichtfortbildung, das Kündigungsverfahren und geltende Kollektivvereinbarungen müssen spätestens innerhalb eines Monats bereitgestellt werden. Von Änderungen der wesentlichen Arbeitsbedingungen in bestehenden Arbeitsverhältnissen muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer spätestens am Tag der Änderung unterrichten. Gesetzesänderungen oder Änderungen in Tarifverträgen oder Betriebs- oder Dienstvereinbarungen müssen weiterhin nicht schriftlich angezeigt werden.

Was sollten Sie als Arbeitgeber noch beachten?

Erstellen Sie – am besten mit Hilfe Ihres Fachanwalts für Arbeitsrecht – Standardschreiben mit ergänzenden Hinweisen auf die neue Rechtslage. Hier müssen Sie sich allerdings auf Nachfragen der Bestands-Arbeitnehmer einstellen.

Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat, ist es überdies sinnvoll, allgemeine Arbeitsbedingungen wie Arbeitszeit, betriebliche Altersversorgung, Schichtsystem etc. in Betriebsvereinbarungen zu regeln. Auf diese Betriebsvereinbarungen kann im Arbeitsvertrag Bezug genommen und so können die Vorgaben des Nacheisgesetzes erfüllt werden.

Digitale Arbeitsverträge ungültig – beachten Sie die strenge Schriftform!

Der Arbeitgeber ist auch verpflichtet, die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsvertrags schriftlich niederzulegen und dem Arbeitnehmer unterzeichnet auszuhändigen. Die elektronische Form reicht nach § 2 Abs. 1 S. 1 NachwG (n. F.) entgegen den europäischen Vorgaben nicht aus. Diese Norm lautet: „Der Arbeitgeber hat die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses innerhalb der Fristen des Satzes 4 schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.“

Zwar hatten Sachverständige bei der Anhörung im Bundestag darauf hingewiesen, dass es in vielen deutschen Unternehmen inzwischen üblich sei, Arbeitsverträge per digitaler Unterschrift zu signieren und digital zu archivieren. Auch lasse Artikel 3 der Arbeitsbedingungenrichtlinie die elektronische Form ausdrücklich zu. Davon hätten andere EU-Mitgliedstaaten, im Gegensatz zu Deutschland, Gebrauch gemacht.

Die deutsche Politik folgte hier offensichtlich den Empfehlungen der Gewerkschaften und der Richter. Der Deutsche Gewerkschaftsbund argumentierte in einer Expertenanhörung, die Schriftform sei absolut notwendig, denn nur sie biete die beste Beweiskraft in juristischen Auseinandersetzungen.

Nun wird es spitzfindig: Das Schriftformerfordernis betrifft zwar nicht direkt die Arbeitsverträge selbst, sondern nur die im Nachweisgesetz verlangten Informationen. Allerdings werden diese Nachweispflichten meist direkt im Arbeitsvertrag selbst und nicht durch separate Dokumente in der Praxis erfüllt. Daher führt die Regelung dazu, dass wohl nun alle Arbeitsverträge in der Praxis nur noch in Schriftform abgeschlossen werden.

Arbeitgebern raten wir ganz dringend, die Änderungen des Nachweisgesetzes zu beachten. Bei jedem Verstoß kann ein Bußgeld von bis zu 2.000 EUR fällig werden, das durch die für das jeweilige Bundesland zuständige oberste Landesbehörde. Dies betrifft etwa Verstöße gegen das Schriftformerfordernis und die nicht vollständige oder rechtzeitige Erteilung von Auskünften.

Neu ist auch, dass Verstöße gegen das Nachweisgesetz als Ordnungswidrigkeit gelten. Bislang konnten Arbeitnehmer lediglich Schadenersatzforderungen bei Verstößen gegen das Nachweisgesetz geltend machen oder sich auf Erleichterungen der Darlegungs- und Beweislast in arbeitsgerichtlichen Verfahren berufen. Das kam in der Praxis aber relativ selten vor.

Wenden Sie sich an einen erfahrenen Fachanwalt für Arbeitsrecht, wenn Sie Hilfe bei der praktischen Ausgestaltung ihrer Arbeitsverträge haben. Aber auch Arbeitnehmern, die Fragen nach ihren Rechten in Hinsicht auf die neue Rechtslage haben, helfen wir gerne bei der Durchsetzung ihrer Rechte weiter.

Fachanwalt für Arbeitsrecht Jürgen Schillig steht Ihnen für weitere Fragen gerne zur Verfügung.