Homeoffice in Zeiten von Corona

Ein Versuchsballon? – Arbeitgeber müssen einen Homeoffice-Arbeitsplatz anbieten
Für die einen ist ein Fluch, für die anderen ein Segen. Manch ein Arbeitnehmer freut sich darüber, zuhause arbeiten zu dürfen, andere vermissen die Kollegen und den Tapetenwechsel. Auch Arbeitgeber tun sich unterschiedlich schwer damit, ihren Mitarbeitern Homeoffice-Arbeitsplätze anzubieten. Für die einen bedeutet dies Kontrollverlust, andere schwärmen von der Möglichkeit bald Büromiete im großen Stil einzusparen. Nun – die neue Verordnung gilt nicht für immer, aber sie gilt bis zum 15. März 2021. Sie ist ein Versuchsballon: Ab dem 27. Januar sind Arbeitgeber erstmals verpflichtet ihren Beschäftigten einen Homeoffice-Arbeitsplatz anzubieten. In Zeiten der Pandemie ist das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) dazu berechtigt für einen befristeten Zeitraum spezielle Rechtsverordnungen zum Arbeitsschutz zu erlassen. Die Zustimmung des Bundesrates ist dabei nicht nötig.

Homeoffice in Zeiten von Corona

Homeoffice, mobiles Arbeiten, Telearbeit…was ist was?

Sehr oft werden Begriffe wie „mobiles Arbeiten“, „Homeoffice“, und „Telearbeit“ durcheinandergeworfen und als etwas Gleiches verwendet. Wenn man jedoch wissen will, worüber man redet, muss man diese Begriffe auseinanderhalten. Zum einen gibt es „mobile Arbeit“. Der Arbeitnehmer erbringt dabei seine vertragliche Arbeit mittels eines mobilen Endgeräts (Laptop, Tablet, Smartphone etc.) von unterwegs (z. B. im öffentlichen Nahverkehr, von einer Parkbank aus, von einem Kunden aus oder auf Reisen) oder von einem anderen beliebigen Ort aus. Das kann auch die Wohnung des Arbeitnehmers sein. Der Arbeitnehmer darf hier seinen Arbeitsort (im Rahmen von vertraglichen Vereinbarungen) weitestgehend autonom bestimmen. Es gibt dann auch noch sie sogenannte  „(häusliche) Telearbeit“, die ausschließlich von zu Hause aus stattfindet, und bei der der Arbeitnehmer oft gar keinen Arbeitsplatz mehr im Unternehmen hat. Der Arbeitgeber richtet auf seine Kosten seinem Mitarbeiter unter Wahrung von arbeitsschutzrechtlichen Vorschriften einen Arbeitsplatz zu Hause ein. Der Begriff „Homeoffice“, der oft in diesem Zusammenhang genannt wird, ist ein eher umgangssprachlicher Begriff, der häufig für die beiden zuvor beschriebenen Arbeitsformen genutzt wird, also eine Art Sammelbegriff.

Kein einklagbares Recht des Arbeitnehmers auf Homeoffice

Die Verordnung bedeutet jedoch nicht das Recht des Arbeitnehmers auf Homeoffice, wie es durch den Bundesarbeitsminister Hubertus Heil ausführlich diskutiert wurde. Denn in der Verordnung wird festgehalten, dass ein subjektives Klagerecht von Beschäftigten auf die Homeoffice-Tätigkeit damit nicht verbunden ist. Zwar kontrollieren die Arbeitsschutzbehörden der Länder sowie die Unfallversicherungsträger die Einhaltung rechtlicher Vorgaben, aber es wird allgemein bezweifelt, dass diese Kontrollstellen Kapazitäten haben, die Beschwerden einzelner Arbeitnehmer, die auf einem Homeoffice-Arbeitsplatz bestehen, zu verfolgen. Ohnehin ist die Ausnahmeregelung auf drei Monate befristet.

Arbeitgeber aufgepasst – Am Anfang steht die Gefährdungsbeurteilung im Betrieb

Ehe die Mitarbeiter ins Homeoffice gehen, muss der Arbeitgeber beurteilen, welchen Gefährdungen seine Beschäftigten durch ihre Arbeit ausgesetzt sind und welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes er betriebsintern ergreifen muss. Diese sogenannte Gefährdungsbeurteilung ist zu dokumentieren (§ 6 ArbSchG). Paragraf 2 der Verordnung verpflichtet den Arbeitgeber, die Gefährdungsbeurteilung hinsichtlich zusätzlich erforderlicher Maßnahmen des betrieblichen Infektionsschutzes zu überprüfen und zu aktualisieren (Abs. 1). Basierend auf den Ergebnissen muss er alle geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen treffen, um betriebsbedingte Personenkontakte zu reduzieren. Beispielsweise ist die gleichzeitige Nutzung von Räumen durch mehrere Personen auf das betriebsnotwendige Minimum zu verringern. Gleiches gilt für betriebsbedingte Zusammenkünfte mehrerer Personen, die nach Möglichkeit durch die Verwendung von IT zu ersetzen sind.

Zwingende betriebsbedingte Gründe befreien von der Pflicht Homeoffice anzubieten

Arbeitgeber kommen bis Ende März nicht mehr einfach umhin Homeoffice-Arbeitsplätze anzubieten. Sie können dies nur unterlassen bzw. das Verlangen des Arbeitnehmers auf Arbeit im Homeoffice dann ablehnen, wenn zwingende betriebsbedingte Gründe vorliegen. Welche Gründe dies sein können, steht im Einzelnen nicht fest. Einig ist man sich wohl darüber, dass Homeoffice für diejenigen Arbeitnehmer ausgeschlossen ist, die nicht ganz oder weit überwiegend mit Büroarbeit oder vergleichbaren Tätigkeiten befasst sind. Das BMAS nennt exemplarisch Arbeitsplätze in den Bereichen Produktion, Dienstleistung, Handel oder Logistik. Von zwingenden betrieblichen Gründen, so das BMAS, sei immer dann auszugehen, wenn sich die Tätigkeiten zwar grundsätzlich für die Ausführung im Homeoffice eignen, sie aber aus belegbaren und nachvollziehbaren betriebstechnischen Gründen nicht von zu Hause aus erbracht werden können, insbesondere, weil dann der übrige Betrieb nur eingeschränkt oder gar nicht aufrechterhalten werden kann. Muss beispielsweise physische Post geöffnet und bearbeitet oder müssen physische Akten angelegt werden oder Waren vor Ort angenommen und erfasst werden, scheidet eine Homeoffice-Tätigkeit aus. Das betrifft auch Schalterdienste bei weiterhin erforderlichen Kunden- und Mitarbeiterkontakten, Materialausgabe, Reparatur- und Wartungsaufgaben (z.B. IT-Service), Hausmeisterdienste und Notdienste zur Aufrechterhaltung des Betriebs. Darüber hinaus sind zwingende betriebliche Gründe immer dann anzunehmen, wenn der Arbeitnehmer in seiner privaten Wohnung datenschutzrechtliche Vorgaben nicht einhalten kann, insbesondere weil Mitbewohner Zugriff auf Daten und Informationen haben könnten. Dies bedeutet aber auch, dass vor allem diejenigen Arbeitnehmer, die mit besonders sensiblen Daten wie Gesundheitsdaten oder Mandatsdaten befasst sind, an ihrem Heimarbeitsplatz ein Datenschutzniveau sicherstellen müssen, das dem des Betriebs entspricht. Andernfalls entfällt auch für sie das Recht auf Homeoffice und für den Arbeitgeber die Pflicht einen solchen Arbeitsplatz anzubieten. Arbeitgebern ist zu raten, nicht nur die Gefährdungsbeurteilung zu dokumentieren, sondern insbesondere auch die Entscheidung darüber, warum Homeoffice für bestimmte Arbeitsplätze nicht infrage kommt. In der Verordnung wird nämlich festgelegt, dass der Arbeitgeber auf Verlangen der zuständigen Behörde diese Gründe darlegen muss.

Arbeitnehmer müssen dem Homeoffice zustimmen

Liegen die Voraussetzungen für eine Tätigkeit im Homeoffice vor und sprechen keine zwingenden betriebsbedingten Gründe (s. o.) dagegen, ist dem Arbeitnehmer die Tätigkeit im Homeoffice anzubieten. Einseitig kann die Tätigkeit durch den Arbeitgeber allerdings nicht angeordnet werden. Denn selbst wenn der Arbeitgeber der Überzeugung ist, dass alle seine Arbeitnehmer ins Homeoffice gehen könnten und dies aus Gründen des Infektionsschutzes auch für angebracht hält, bedarf es immer der Zustimmung der Arbeitnehmer. Insoweit ist die Verordnung eindeutig, wenn es heißt: „Für die Beschäftigten besteht keine Verpflichtung zur Annahme und Umsetzung des Angebots.“ Zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten sollte es eine schriftliche Vereinbarung bezüglich Homeoffice geben. Lehnt der Arbeitnehmer jedoch bestimmte Konditionen in diesen Zusatzvereinbarungen ab, darf er sich weigern ins Homeoffice zu gehen.

Zusatzverträge mit konkreten Regelungen abschließen!

Die konkreten Regelungen zur Arbeit am Homeoffice-Arbeitsplatz sollten im Arbeitsvertrag möglichst exakt festgelegt werden. Sinnvoll sind Vereinbarungen zum zeitlichen Umfang, zur Erreichbarkeit am heimischen Arbeitsplatz oder zur Übertragung der Dokumentationspflicht auf den Mitarbeiter. Je nachdem, worauf sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber einigen, darf im heimischen Arbeitszimmer oder auch mobil gearbeitet werden. Bei der Telearbeit ist der Arbeitnehmer entweder komplett oder teilweise zu Hause am eigens eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz tätig. Mobile Arbeitnehmer, die viel unterwegs sind, haben hingegen oft wechselnde Arbeitsorte. Der Arbeitgeber könnte Vertrauensarbeit ohne detaillierte Erfassung anbieten, sodass der Arbeitnehmer die Arbeitszeit – im Rahmen der gesetzlich bestimmten Arbeitszeitenregelung – selbst gestalten kann. Arbeitgeber sollten darauf achten, dass keine selbstbestimmten Überstunden anfallen.

Arbeitszeitenregelungen, Arbeits- und Datenschutz müssen im Homeoffice beachtet werden

Im Homeoffice zu arbeiten bedeutet nicht vogelfrei zu sein. Arbeitnehmer und Arbeitgeber sollten die arbeitsrechtlichen Vorgaben kennen und diese auch im Homeoffice umsetzen. Es ist darauf zu achten, dass Arbeitszeitregelungen, Vorschriften zum Arbeitsschutz und der Datenschutz im Homeoffice eingehalten werden.

Arbeitszeitengesetz im Homeoffice

Auch im Homeoffice gilt das Arbeitszeitengesetz (ArbZG). Arbeitnehmer müssen daher bei der Arbeit von zu Hause die Regelungen zu Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten sowie das Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit beachten. Der Arbeitgeber sollte auf die Einhaltung dieser Vorschriften hinweisen und zudem ein Regelungsmodell für die Zeiterfassung finden, während die Mitarbeiter nicht im Betrieb sind.
Für alle Mitarbeiter, die im Homeoffice arbeiten, sind grundsätzlich die regulären Feiertage am Homeoffice-Arbeitsort bindend. Dies gilt auch dann, wenn sich die Feiertagsregelungen am Betriebssitz von denen am Arbeitsort unterscheiden. Laut Arbeitszeitengesetz (ArbZG) darf der Arbeitnehmer an einem Feiertag auch dann nicht am Homeoffice-Arbeitsplatz arbeiten, wenn am Betriebssitz regulär gearbeitet wird.

Arbeitsschutz im Homeoffice

Bei einer Homeoffice-Regelung muss der Arbeitsschutz gewährleistet sein. Der Arbeitgeber muss insbesondere ermitteln, welche Arbeitsschutzmaßnahmen nötig sind und eine Gefährdungsbeurteilung vornehmen. Dies beinhaltet keine Kontrollpflicht des Homeoffice-Arbeitsplatzes, erfordert aber eine genaue Befragung der Umstände sowie eine angemessene Unterweisung der Mitarbeiter auch hinsichtlich der Vorgaben der Betriebssicherheitsverordnung für Arbeitsmittel. Ebenso die arbeitsmedizinische Vorsorge (ArbMedVV) ist grundsätzlich vom Arbeitgeber einzuhalten.   

Datenschutz im Homeoffice

Im Homeoffice bestehen hohe Anforderungen an Datensicherheit und IT-Infrastruktur. Der Arbeitgeber muss bei der Einrichtung eines Homeoffice-Arbeitsplatzes für die geeigneten Datenschutzvorkehrungen sorgen. Zudem muss er gewährleisten, dass die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen während der Tätigkeit zuhause dauerhaft vom Arbeitnehmer eingehalten werden. Letzterer muss sicherstellen, dass er allein – keine Familienangehörige oder Dritte – Zugang zu PC und Mobiltelefon und damit zu vertraulichen Daten am Homeoffice-Arbeitsplatz hat. Die Datensicherheit für den Datentransfer kann beispielsweise über VPN-Verbindungen gewährleistet werden. Weiter muss eindeutig festgelegt sein, dass die Daten sicher, also über einen Server im Betrieb, gespeichert werden.

Homeoffice – Was kann ich als Arbeitnehmer steuerlich absetzen?

Auch wer kein häusliches Arbeitszimmer hat, kann die Heimarbeit im Homeoffice von der Steuer absetzen. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Heimarbeitsplatz in der Küche untergebracht ist, im Ess- und Wohnzimmer oder im Flur. Mit dem Jahressteuergesetz 2020 gestattet der Gesetzgeber Steuerzahlern, dass sie auch das improvisierte Homeoffice steuerlich geltend machen dürfen. Pauschal fünf Euro für jeden Kalendertag der Jahre 2020 und 2021 kann man für das Homeoffice in die Steuererklärung eintragen, maximal jedoch 600 Euro.

Haben Sie als Arbeitgeber oder Arbeitnehmer Fragen zum Thema „Homeoffice und Corona“? Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht Juergen Schleimer hilft Ihnen weiter und steht Ihnen für Ihre individuelle Beratung gerne zur Verfügung.